Mô hình BIM có thể hỗ trợ quản lý tài sản sau khi công trình hoàn thành nếu thông tin được chuẩn bị từ sớm. Việc chuyển giao hiệu quả cần bắt đầu bằng nhu cầu của đơn vị vận hành, không phải bằng việc thu thập thật nhiều trường dữ liệu.
Xác định thông tin cần bàn giao
Đơn vị vận hành nên nêu rõ các nhóm tài sản cần theo dõi, thông số cần tra cứu, hồ sơ liên quan và cách cập nhật khi thiết bị được thay thế. Từ đó nhóm dự án lập danh sách trường dữ liệu, nguồn cung cấp và người chịu trách nhiệm xác nhận.
Kiểm soát chất lượng dữ liệu
- Thống nhất mã tài sản và quy tắc đặt tên để tìm kiếm thuận tiện.
- Kiểm tra đơn vị đo, định dạng, trường bắt buộc và giá trị hợp lệ.
- Liên kết thông tin với hồ sơ kỹ thuật, hướng dẫn sử dụng và lịch bảo trì.
- Đối chiếu mẫu dữ liệu với một nhóm tài sản trước khi xuất toàn bộ.
Không phải mọi thông tin đều cần được lưu trực tiếp trong mô hình. Một số hồ sơ có thể nằm trong hệ thống quản lý tài liệu và được liên kết bằng mã định danh. Cách tổ chức cần phù hợp với công cụ và năng lực vận hành của đơn vị tiếp nhận.
Bàn giao và duy trì
Bộ bàn giao nên gồm mô hình, danh mục tài sản, hướng dẫn tra cứu và quy trình cập nhật. Buổi hướng dẫn cho đội ngũ vận hành giúp làm rõ cách sử dụng dữ liệu cũng như giới hạn của từng bộ thông tin.